Co je daňová evidence
Daňová evidence slouží podnikajícím fyzickým osobám ke zjištění základu daně z příjmů. Obsahuje údaje o příjmech a výdajích a o majetku a závazcích. Dříve se jí říkalo jednoduché účetnictví.
Článek vysvětluje pojmy a obecná pravidla. Limity a lhůty se mění se zákony – před důležitým rozhodnutím je ověřte u daňového poradce nebo na webu Finanční správy.
Definice daňové evidence
Daňovou evidenci upravuje § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Musí obsahovat údaje o:
- příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně,
- majetku a závazcích.
Daňová evidence je výrazně jednodušší než účetnictví a o účetnictví v pravém slova smyslu nejde. Pojem nahradil od roku 2004 dřívější jednoduché účetnictví – proto se oba názvy dodnes používají souběžně.
Kdo daňovou evidenci vede
Daňovou evidenci vedou podnikající fyzické osoby (OSVČ), které nevedou účetnictví a uplatňují skutečné výdaje – tedy neuplatňují výdaje procentem z příjmů (paušální výdaje) a nejsou v paušálním režimu.
Daňovou evidenci naopak nevedou ti, kdo musí vést (podvojné) účetnictví. Jsou to zejména:
- právnické osoby se sídlem v Česku, například s.r.o. nebo a.s.,
- fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku,
- fyzické osoby, jejichž obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl 25 milionů Kč,
- fyzické osoby, které se pro účetnictví rozhodly dobrovolně.
Kdo uplatňuje paušální výdaje, daňovou evidenci nevede, musí ale evidovat příjmy a pohledávky z podnikání.
Jak má daňová evidence vypadat
Zákon neurčuje přesnou podobu daňové evidence – nepředepisuje knihy, peněžní deník, pokladní knihu ani karty majetku. Formu si zvolíte sami: můžete použít program jako Účto, ale i tabulku v Excelu.
Na základě daňové evidence ale budete finančnímu úřadu prokazovat, že jste v přiznání uvedli příjmy a výdaje ve skutečné výši. Evidence proto musí splňovat zákonné náležitosti:
- evidence příjmů a výdajů (peněžní evidence) musí být oddělená od evidence majetku a závazků,
- daňové příjmy je třeba oddělovat od nedaňových,
- daňové výdaje (na dosažení, zajištění a udržení příjmů) je třeba oddělovat od výdajů, které základ daně neovlivňují.
Hlavním cílem je zjistit základ daně pro přiznání. Dobře vedená daňová evidence zároveň dává podnikateli přehled o stavu a pohybu majetku a dluhů.
Evidence příjmů a výdajů
Evidence musí být členěná tak, aby z ní šel spočítat základ daně. Kromě toho si ji můžete libovolně rozšířit – sledovat zvlášť pokladnu a bankovní účet, jednotlivé zakázky a podobně.
Plátci DPH musí navíc splnit požadavky zákona o DPH a vést evidenci pro účely DPH – uskutečněná a přijatá plnění podle sazeb (od roku 2024 základní 21 % a snížená 12 %) a plnění osvobozená.
Značení a číslování dokladů je na vás. Zvolte si ale systém, ve kterém se kdykoli zorientujete – ke každé položce v evidenci musíte umět dohledat doklad.
Tři praktické rady
- Příjem zapisujte, až když skutečně přijde. Daňová evidence sleduje peněžní toky. Vystavíte-li fakturu, příjem do evidence zapíšete až v den, kdy vám ji odběratel zaplatí.
- Pořadí zápisů není důležité, datum ano. Doklady můžete zapisovat hromadně a s odstupem, vždy ale se skutečným datem. Ke konci roku musí být evidence kompletní a odpovídat dokladům.
- Pozor na blednoucí doklady. Účtenky z termotiskáren časem vyblednou. Rizikové doklady si naskenujte nebo okopírujte a uložte spolu s originály – vybledlý papír vám finanční úřad jako doklad neuzná.
Evidence majetku a závazků
Ani pro tuto část zákon nestanoví přesnou formu. Obsahově se řídí předpisy o účetnictví.
Závazky
Závazek je částka, kterou dlužíte někomu jinému. Když nakoupíte zboží na fakturu se splatností 14 dní, zapíšete do evidence závazků dodavatele, číslo faktury, částku, datum nákupu a splatnosti. V den úhrady doplníte datum zaplacení a do peněžní evidence zapíšete výdaj.
Pohledávky
Pohledávka je naopak dluh někoho vůči vám – typicky vydaná faktura, kterou odběratel ještě nezaplatil. Evidujete číslo faktury, plnění, splatnost a datum úhrady; po zaplacení zapíšete příjem do peněžní evidence. Při platbě celé částky v hotovosti na místě pohledávka ani závazek nevzniká.
Majetek
Hmotný majetek s dobou použitelnosti delší než rok a vstupní cenou nad 80 000 Kč se do výdajů nedává najednou, ale postupně formou daňových odpisů (§ 26–33 zákona o daních z příjmů). Evidenční karta takového majetku obsahuje kromě názvu, data zařazení a vstupní ceny také odpisovou skupinu, způsob a sazbu odpisu, roční odpisy a zůstatkovou cenu.
Levnější vybavení (drobný majetek) – počítač, tiskárnu, nářadí – zapíšete jako výdaj jednorázově. Evidovat ho není povinné, ale vyplatí se pro přehled.
Inventarizace a archivace
Inventarizace znamená zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků a porovnat ho s evidencí. Provádí se nejméně jednou ročně, k poslednímu dni zdaňovacího období.
Archivace: daňovou evidenci i doklady je třeba uchovávat po celou dobu, kdy může finanční úřad daň doměřit – základní lhůta pro stanovení daně jsou 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání a za určitých okolností se prodlužuje. Pokud uplatňujete daňovou ztrátu, uchovávejte evidenci i déle. Doklady mějte uložené přehledně – hromada papírů, ve které se po dvou letech nevyznáte, vám při kontrole nepomůže.
Daňová evidence v programu Účto
Účto vede všechny části daňové evidence: peněžní deník s oddělením daňových a nedaňových položek, evidenci DPH, knihy závazků a pohledávek, majetek s odpisy i zásoby. Na konci roku sestaví výkaz o příjmech a výdajích a výkaz o majetku a závazcích a přenese údaje do přiznání k dani z příjmů.